April 2015 - Dokumente besser managen, bevor der Schuh drückt

Hamm Reno: ‚Scan von oben’ bringt Mehrwerte für digitale Immobilienakten

Wachsende Konkurrenz bei gleichzeitig steigenden Kundenansprüchen: Die Herausforderungen, denen sich der Fach- und Einzelhandel heute gegenüber sieht, verlangt zunehmend den Einsatz innovativer IT-Lösungen. Mit digitalen Immobilienakten optimiert die Hamm Reno Group seit kurzem die Verwaltung ihres europaweiten Filialnetzes. Eine Schlüsselrolle bei der Digitalisierung der teilweise in Sonderformaten vorliegenden Dokumentenbestände spielte der Overhead-Scanner zeta Office von Zeutschel. 

Die starke Diversifikation derUnternehmensgruppe macht die Hamm Reno Group zu einem der stärksten und anpassungsfähigsten Akteure der europäischen Schuhbranche. Die neue Holding, die Platz zwei im europäischen Schuhhandel und nach Zahl der Verkaufsstellen Platz eins unter den deutschen Schuhhändlern belegt, befindet sich sowohl im In- wie auch im Ausland auf Expansionskurs.Die richtige Auswahl, Einrichtung und Gestaltung der Verkaufstellen und die spätere effiziente Verwaltung der Gewerbeimmobilien ist von nicht unerheblicher Relevanz für den Unternehmenserfolg.

Digitalisierung eröffnet Potenziale
Aufgrund der historischen Unternehmensentwicklung der Hamm Reno Group liegen Teile der Verwaltung in Osnabrück, andere im Rheinland-Pfälzischen Thaleischweiler-Fröschen, wo sich auch die Immobilienabteilung befindet. Benötigten Fachabteilungen aus Osnabrück bauliche Informationen zu bestimmten Filialen, erfolgte dies in der Vergangenheit üblicherweise in Form einer schriftlichen Anfrage. Mitarbeiter der Immobilienabteilung suchten die gewünschten Unterlagen im umfangreichen Dokumentenarchiv (von jeder Filiale existieren eine oder sogar mehrere Akten) und versandten sie per E-Mail oder gar per Post an die anfragenden Kollegen. "Ein gleichermaßen zeitintensiver wie ineffektiver Prozess", urteilt Manfred Gries, Gruppenleiter Anwendungs-Administration.
Mitte 2013 trafen die Unternehmensverantwortlichen die Entscheidung, das rund 80.000 Dokumente umfassende Immobilienarchiv zu digitalisieren. "Von der Digitalisierung versprachen wir uns, durch den nunmehr möglichen direkten Zugriff, nicht nur eine generelle Steigerung der Arbeitseffizienz, sondern gleichzeitig einen besseren Schutz der teilweise geschäftskritischen Dokumente. Zudem entstehen durch die Option, die digitalen Dokumente blitzschnell elektronisch nach Stichworten durchsuchen zu können,neue Funktionalitäten bei der Informationsauswertung", so Gries.

Gebundene Dokumente effizient erfassen
Das von dem Herrenberger Systemhaus AXXEDO AG speziell für die vorhandene SAP-Umgebung maßgeschneiderte Lösungskonzept basiert auf dem von Open Text entwickelten ECM-Archivsystem Document Access for SAP Solutions. Das System ist unabhängig von SAP Modulen und lässt sich problemlos in die Standard-Benutzeroberfläche von SAP integrieren. Über den ebenfalls zum Einsatz kommenden SAP ArchiveLink Plus-Connector können SAP-Anwender zudem Dokumente aus dem Archivsystem automatisch mit vorhandenen SAP-Transaktionsdaten verknüpfen.
Ein weiterer entscheidender Geschäftsvorteil von SAP ArchiveLink Plus: Über den Connector lässt die leistungsfähige Volltextsuche von Open Text direkt aus SAP heraus nutzen. Somit können sich die Mitarbeiter heute innerhalb weniger Augenblicke alle relevanten Dokumente zu einem Stichwort anzeigen lassen.
Die Implementierung des Archivsystems verlief nach Angaben von Manfred Gries problemlos. "Da alle Komponenten speziell zum Einsatz in SAP-Infrastrukturen konzipiert sind, passten alle Mosaiksteine perfekt ineinander."

Eine Herausforderung stellte demgegenüber die Digitalisierung der Immobilienakten dar. Als problematisch erwies sich weniger die Menge der Papierdokumente, als vielmehr die Tatsache, dass eine nicht unerhebliche Anzahl der Dokumente gebunden oder in größeren Formaten vorliegt. Dazu gehören unter anderem Baupläne, Maklervereinbarungen sowie notarielle Verträge, die mit einem amtlichen Siegel versehen sind.

"Um diese Dokumente effizient zu erfassen, entschieden wir, neben einem schnellen, leistungsstarken Einzugsscanner auch einen Aufsichtsscanner anzuschaffen", erklärt Manfred Gries. Bei diesem Scanprinzip liegen die Vorlagen mit dem Rücken auf der Scanfläche und werden von oben schonend digitalisiert.
In einem Auswahlverfahren setzte sich der Zeutschel Farbscanner zeta Office durch. Eine eindeutige und sowohl von den IT-Spezialisten wie auch den späteren Nutzern in der Immobilienabteilung getragene Entscheidung, berichtet Gries. Nach seinen Angaben überzeugte der zeta Office durch eine gelungene Kombination aus Funktionalität und einfacher Handhabung. Besonders wichtig für das Projekt ist eine hohe Qualität der Images für nachgelagerte OCR-Prozesse. Auch hierbei zeigte der Overhead-Scanner Vorteile gegenüber der Konkurrenz. Über die Zeutschel "scan-to-file"-Schnittstelle kommuniziert das Gerät zudem perfekt mit dem Open Text Archivsystem.

Mehr Information durch Integration
Nach insgesamt circa sechsmonatiger Planungs-, Implementierungs- und Testphase nahm die Archivierungslösung im Januar 2014 den Produktivbetrieb auf. Die Digitalisierung der Aktenbestände erfolgt in Form von klar definierten Workflows. Durch Fachpersonal der Immobilienabteilung werden die vorhandenen Papierakten gesichtet und für das Scannen vorbereitet. Jedes später zu digitalisierende Dokument wird im Open Text Archivsystem Document Access for SAP Solutions angelegt, anschließend wird ein Barcode zur eindeutigen Kennzeichnung des Dokumentes aufgeklebt. Derartig markiert, wandern die Dokumente, je nach Dokumentenart und –format, entweder zum Einzugsscanner oder zum zeta Office. Geschäftskritische Dokumente werden nach dem Scannen wieder in Ordnern archiviert, weniger relevante Papierdokumente werden vernichtet.

Der Scanner zeta Office ist mit einem Netzwerklaufwerk verbunden, auf den die digital erfassten Dokumente über die "scan-to-file"-Schnittstelle übertragen und im TIFF-Dateiformat abgelegt werden. Das Open Text Archivsystem greift die dort abgelegten Dokumente auf, führt gegebenenfalls optische Korrekturen durch und startet anschließend eine automatische Texterkennung (OCR). Derartig vorbereitet, werden die Dateien dann vom Operator über die sogenannte Open Text Document Pipeline an das SAP-System weitergeleitet. In mehreren automatisierten Bearbeitungsschritten wird der Barcode erkannt und in den entsprechenden Index eingetragen. Das nunmehr im durchsuchbaren PDF-Format vorliegende Dokument wird zum Schluss mit den in SAP angelegten Metadaten verknüpft und steht den Anwendern von nun an direkt oder im Rahmen beliebiger Suchfunktionen zur Verfügung.

Exemplarisch für viele Unternehmensbereiche
Nach mehrmonatigem Produktivbetrieb zieht Manfred Gries ein durchgängig positives Fazit. "Die Erwartungen, die wir an die Digitalisierungslösung geknüpft hatten, haben sich erfüllt. Ein Erfolg, der nicht nur auf die technische Funktionalität der Lösung, sondern sicher auch auf die hohe Akzeptanz seitens der betroffenen Systembenutzer zurückzuführen ist", resümiert Gries.

Manfred Gries sieht die getätigten Investitionen bereits nach kurzer Zeit amortisiert. "Aus dem nunmehr möglichen direkten Dokumentenzugriff der Osnabrücker Kollegen auf Maklervereinbarungen, Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen oder Gebäudepläne, resultieren deutliche Effizienzsteigerungen in der Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen wie beispielsweise der Buchhaltung, dem Marketing oder dem Ladenbau. Die Analyse der Daten und die optionale Volltextsuche liefern uns für die Planung neuer Filialstandorte viele hilfreiche Hinweise.“

Die positiven Erfahrungen des Projektes haben die Hamm Reno Group dazu animiert, weitere Einsatzmöglichkeiten für die Digitalisierungslösung und damit auch für den zeta Office Scanner zu überprüfen. Die Implementierung eines Vertragsarchivs für die unternehmenseigene Rechtsabteilung steht bereits kurz vor dem Abschluss, die Einrichtung von Digitalarchiven für weitere Fachabteilungen wird diskutiert.     

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Über die Hamm Reno Group:
Die Hamm Reno Group ist nach Zahl der Verkaufsstellen einer der größten Schuhhändler in Europa und eine bedeutende Größe im internationalen Schuhmarkt. Das Unternehmen ist 2005 durch den Zusammenschluss der Hamm-Gruppe und der Unternehmensgruppe Reno entstanden. Während die hauptsächlichen Aktivitäten der Hamm-Gruppe im Bereich ‚Großhandel’ liegen, betreibt Reno europaweit rund 550 Filialen in über 20 Ländern. Die ca. 6000 Mitarbeiter erzielen jährlich durch den Verkauf von Produkten wie Schuhe, Kleidung und Accessories einen Umsatz von über 650 Millionen Euro. Nach einer strategischen Neuausrichtung in 2004 ist das Unternehmen heute bekannt für modische Exklusiv-Marken. Moderne Software und ein automatisches Hochregallager unterstreichen den hohen Eigenanspruch der Unternehmensgruppe.
http://www.hr-group.de/

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Über Zeutschel:

Mit seinen Scansystemen leistet die Zeutschel GmbH im Bibliotheks- und Archivwesen, aber auch in Industrie-Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung einen zentralen Beitrag zur Digitalisierung und Langarchivierung. Zeutschel ist Weltmarktführer und Trendsetter bei Buch- und Office-Scannern. Mit dem mehrfach ausgezeichneten Aufsichtsscanner zeta macht Zeutschel die Vorteile des ‚Scans von oben’ jetzt auch im modernen Büro nutzbar. So einfach, effizient und umweltfreundlich war es noch nie, Seiten aus gebundenen Dokumenten zu digitalisieren.

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