17 Octobre 2014: « Les photocopieurs classiques ne sont plus d'actualité dans les bibliothèques »

Un nouveau concept de service pour la scannage, le copiage et l'impression dans la Staatsbibliothek zu Berlin

La Staatsbibliothek zu Berlin offre, avec ses volumineux composants partiellement hors-ligne, un lieu important d'apprentissage et de travail pour la recherche scientifique. Le bâtiment Unter den Linden avec sa nouvelle salle de lecture ouverte en mars 2013 se présente comme une bibliothèque de Recherche historique et de premier plan. Dans la salle de lecture générale se trouvent déjà 265 postes de travail très bien équipés à proximité immédiate des volumes de littérature à main levée, élevés dans un premier temps à 130 000 unités, et qui doivent s'élever dans les prochaines années à 290 000 volumes.

Des centres de copiage entièrement reconfigurés
Face à l'utilisation confortable des composants et aux offres en ligne, les possibilités de reproduction haut de gamme font aussi partie de la revendication de service élevée des responsables de la bibliothèque. Il est surtout demandé, outre le résultat de l'image, une manipulation simple et un traitement électronique ultérieur, analyse BiblioCopy GmbH, responsable en tant que prestataire de service, du concept d'exploitation.

« La structure d'utilisateur de la Staatsbibliothek zu Berlin est très hétérogène. Elle regroupe aussi bien les fans de techniques, la plupart du temps un publique étudiant forgé qui réclame les possibilités de copiage les plus rapides et les moins chères, que les scientifiques internationaux qui veulent sauvegarder par électronique leurs résultats de recherche et leurs reproductions sur des supports amovibles », explique Jule Pomierski de BiblioCopy.
De nombreuses bibliothèques s'orientent dans leurs centres de copies encore dans des concepts mitigés. Face aux photocopieurs traditionnels, les scanners planétaires s'emploient en tant que composants supplémentaires pour les services de scannage et de copiage. Néanmoins, tant que les photocopieurs seront employés, les inconvénients restent présents. En raison des différents formats de documents, la duplication est souvent liée à des modifications compliquées de réglage. Souvent, le résultat ne répond pas aux attentes, pour des raisons de format mal reconnu ou de lettres refoulées dans le pli du livre. Enfin, les photocopieurs représentent une grande charge pour les fonds de la bibliothèque.

« Les photocopieurs classiques ne sont plus d'actualité dans les bibliothèques. Les scanners à livres répondent aussi bien aux exigences de maintien de l'objet scanné qu'aux souhaits du client aspirant à une copie haute valeur, simple et de qualité », explique univoquement Jule Pomierski.
C'est pourquoi, la Staatsbibliothek zu Berlin a été l'une des premières bibliothèques d'Allemagne à accomplir un changement de paradigme lors de l'équipement des centres de copiage : « Plus de copiage traditionnel, mais le passage conséquent aux scanners planétaires », telle est la devise.
Pour cet objectif clair, BiblioCopy a développé un concept parfaitement coordonné de scannage, copiage et impression qui relie les volumineuses prestations numériques en libre-service et pour le compte d'un service compétent.
 

Un défi temporel
Les scanners planétaires Zeutschel de la série « zeta » sont la pièce maîtresse de l'infrastructure technique. « Nous avons testé de fond en comble différents scanners des quatre grands producteurs du marché. Les critères les plus importants étaient l'utilisation, la rapidité et la qualité de scannage », rapporte Harald Herbich.
L'équipe BiblioCopy a été particulièrement séduite par le concept d'utilisation zeta. L'écran tactile apposé à droite de l'appareil permet une utilisation intuitive. En quelques étapes logiquement composées, l'utilisateur parvient au résultat souhaité. L'écran tactile 12'' offre également une prévisualisation du scannage. Combinées à la reconnaissance automatique de format, les copies ratées font partie de l'histoire ancienne?
Le logiciel intégré, Perfect Book, offre un résultat d'image optimisé dès le premier scannage. Ainsi les écrasements dans le pli du livre sont corrigés, et les autres éléments dérangeants comme les doigts qui tiennent le livre sont retouchés. De plus, le logiciel tourne automatiquement les documents déposés pour obtenir un format portrait. Son design compact et chic lui permet aussi de s'adapter à l'élégance visuelle extérieure de la nouvelle salle de lecture.

En outre, le modèle Zeutschel se montre très « communicatif ». L'accolage à l'imprimante noir et blanc et le système de comptage ont été réalisés sans problème via les interfaces standard.
La dernière propriété était importante pour la mise en œuvre de l'ensemble du projet puisque le calendrier représentait un grand défi. « Début 2013, la Staatsbibliothek zu Berlin s'est décidée pour notre concept d'exploitation. Au bout d'un mois de tests intensifs, il restait six semaines pour la mise en place. Pour réussir cet objectif temporel, une collaboration étroite et confiante entre la bibliothèque, l'exploitant et les fournisseurs est indispensable », explique Harald Herbich.
Et l'engagement de tous les participants a valu le coût : juste pour l'ouverture de la nouvelle salle de lecture le 21 mars 2013, le centre de copiage démarrait également dans le bâtiment Unter den Linden. À l'automne, le poste de copiage dans le bâtiment am Potsdamer Platz a également commencé à être opérationnel avec les nouveaux appareils.

Des offres numériques volumineuses
Les utilisateurs de la bibliothèque ont à leur disposition au total dans les deux bâtiments 16 scanners planétaires Zeutschel zeta, dont 7 dans le bâtiment Unter den Linden et 9 modèles dans le bâtiment am Potsdamer Platz. La majorité des appareils est directement reliée à une imprimante noir et blanc si bien qu'il est possible d'y réaliser des impressions-copies à partir de livres, journaux et autres documents. Tous les scanners planétaires possèdent également une douille à fiche pour clés USB et un terminal de comptage.
De plus amples options de sortie comme l'envoi par e-mail ou l'enregistrement dans un réseau ne sont pas prévues – pour des raisons de protection des données, comme Jule Pomierski le souligne : « Volontairement , nous ne voulons recueillir aucune données personnelles, et souhaitons exclure d'emblée le vol de données ».

Pour les copies purement électroniques (noir et blanc, échelle des gris ou couleur) 5 centimes sont comptabilisés. Pour cela, des résolutions jusqu'à 300 dpi et différents formats de sortie (PDF, PDF multipage ou JPEG), sont possibles. L'impression de la page scannée se chiffre à 8 centimes par page DIN-A4. Une offre combinée spéciale pour le scannage et l'impression coute 8 centimes par page de document. Via les applications Follow Me, les impressions en couleurs jusqu'au format A3 sont également prévues sur des imprimantes spéciales. Le paiement des copies se fait via la carte de bibliothèque. Cette carte est reliée à un crédit de copiage.

De plus, les centres de copies réalisent les désirs de reproduction dans une qualité extrême – en particulier avec les composants sensibles. « La plupart du temps, nous réalisons aussitôt le scannage de photos, images ou cartes, ainsi que la numérisation de documents, si bien qu'à la fin d'une journée de recherche, le document numérisé peut être récupéré ou téléchargé », explique Jule Pomierski.
 
Les soucis du service sont l'une des principales préoccupations de BiblioCopy. C'est pourquoi, l'équipe apporte un accompagnement volumineux et une assistance lors de la manipulation et du réglage des appareils. Jule Pomierski : « Nous aidons surtout lors de la première utilisation et montrons à l'utilisateur les nombreuses possibilités des scanners planétaires ».

Le changement de paradigme est réalisable
Après presque 1 an ½ de service, BiblioCopy fait un constat intermédiaire positif : « De nombreux utilisateurs de la bibliothèque, précisément les plus jeunes, ont accueilli avec enthousiasme l'offre et se sont habitués à la manipulation des appareils », déclare Harald Herbich.
Il a fallu aussi en partie dépasser certaines phobies et surmonter les blocages. Cela concernait, selon ses données, surtout les utilisateurs qui n'étaient habitués jusqu'à présent qu'aux photocopieurs traditionnels. « Mais les avantages ont finalement convaincu tout le monde ».
Les utilisateurs sont séduits par la certitude du résultat des appareils. Les copies ratées peuvent être réduites au minimum. C'est bon pour votre porte-monnaie et pour l'environnement. Les visiteurs étrangers de la bibliothèque apprécient de surcroît les différents menus de langues des scanners planétaires Zeutschel qui permettent une manipulation dans 12 langues. « Et s'il y a des questions, notre équipe est toujours disponible au point service », complète Jule Pomierski.

Statistiquement, la part de copies électroniques et de copies imprimées est d'env. 50 % chacune. L'offre combinée d'impression et d'enregistrement sur clé USB est particulièrement bien perçue.
Et sur les durées de vie des appareils aussi, Jule Pomierski s'exprime positivement : « Les scanners planétaires sont presque toujours en disponibilité opérationnelle ». L'équipe BiblioCopy réalise elle-même les travaux standard pour la maintenance et le service technique. Cela peut se traduire par la bonne collaboration avec le partenaire de ventes Zeutschel, le MIKCenter de Berlin.
« Notre expérience montre que le changement de paradigme lors de l'équipement des centres de copiage en bibliothèque est réalisable et n'apporte que des avantages à tous les intéressés (la bibliothèque, l'exploitant et l'utilisateur) », explique Jule Pomierski en conclusion.

BiblioCopy GmbH
La société autonomie BiblioCopy GmbH possède une longue expérience avec les centres de reproduction et de copiage de Berlin (Amerika-Gedenkbibliothek, Berliner Stadtbibliothek et Staatsbibliothek zu Berlin). L'entreprise se définit comme un prestataire moderne pour copies et reproductions dans les bibliothèques scientifiques. L'équipe qualifiée réunit les compétences issues des domaines de l'impression, de la photographie et de la formation scientifique. En tant que société d'exploitation, l'équipement technique et les logiciels sont sélectionnés conformément aux exigences actuelles du domaine bibliothécaire. L'indépendance de chaque fournisseur est pour BiblioCopy une condition préalable pour sélectionner et réaliser de manière personnalisée la meilleure solution. http://www.BiblioCopy.de

Zeutschel GmbH
La société Zeutschel GmbH, située dans le village de Hirschau près de Tübingen, est un fournisseur spécialisé leader dans le domaine de la conservation du patrimoine. Depuis plus de 50 ans, elle délivre des solutions et des systèmes pour la gestion des documents et des archives. Forte de plus de 60 collaborateurs, Zeutschel développe, produit et commercialise des systèmes de numérisation, des logiciels et du matériel informatique (par ex. le logiciel Campus), un logiciel de gestion de livraison, un logiciel d'analyse d'image, un logiciel de capture ainsi que des systèmes pour microfilm, des systèmes hybrides et des appareils de lecture. Les solutions et les systèmes de Zeutschel sont utilisés par des bibliothèques, des archives, des universités, des services de cadastre et des entreprises à travers le monde entier.

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