Avril 2017 - Des contrats reliés et intégrés dans une entrée de poste numérique
La Sparkasse LeerWittmund utilise tous les avantages du scanner planétaire
Il y a plusieurs années déjà, les aiguillages ont été placés à l’intérieur pour un traitement numérique continu. « Grâce à une optimisation continuelle et à des investissements dans des technologies innovantes, nous pouvons nettement réduire la part de documents papiers dans le travail quotidien de nos collaborateurs », explique Fokko Schwab, collaborateur du secteur organisation.
Face aux scanners de documents avec arrivée une à une des feuilles de papier, il existe alors un scanner dit planétaire où les contrats reliés sont dépliés sur la surface de pose et le scannage se fait par le haut.
De cette manière, il est possible de travailler des documents contractuels brochés, perforés, agrafés et même partiellement dotés d’un cachet. « À cela s’ajoutent les contrats classiques de crédit et d’épargne logement, ainsi que les accords de financement spéciaux, par exemple avec Reeder. Après Hambourg, Leer est le deuxième emplacement Reeder le plus grand d’Allemagne », explique Fokko Schwab. Si les reliures étaient défaites, les documents perdraient une grande partie de leur valeur probante juridique en cas de litige.
À la pointe de la technologie
Les premières expériences avec les scanners planétaires ont été faites par la Sparkasse LeerWittmund dès 2012. Et pourtant les fonctionnalités proposées par les appareils utilisés jusqu’alors virent bientôt leurs limites : « Nous obtenions de mauvais résultats visuels notamment en cas de sources de lumières gênantes et insuffisantes », rapporte Fokko Schwab. De plus, la manipulation des appareils s’est révélée ne plus être à la pointe de la technologie.
C’est pourquoi, au milieu de l’année 2016, un échange d’infrastructure a eu lieu dans le scanner planétaire : Le choix s’est porté sur le système de numérisation Zeutschel zeta Office. Ces systèmes ont convaincu par leur capacité de performance, le design compact des appareils et le concept innovant de manipulation.
« Nous scannons constamment avec une résolution de 300 dpi en couleurs. Même en cas de rapports de lumières défavorables (un des deux zeta office doit être utilisé à proximité d’une fenêtre en raison de restrictions d’espace), la qualité d'image atteinte satisfait tous les désirs », affirme Schwab.
La manipulation du scanner Zeutschel se fait intégralement via l’écran tactile aposé à droite de l’appareil. En quelques étapes logiquement composées, l'utilisateur parvient au résultat souhaité.
Placés sur des tables réglables en hauteur avec de grandes surfaces de présentation, les scanners planétaires s’intègrent parfaitement dans le concept global d’un lieu de travail ergonomique pratiqué par la Sparkasse LeerWittmund.
Une intégration sans obstacle avec archivage numérique
Les scanners zeta office sont installés à deux emplacements différents : l’entrée de la poste centrale de Leer qui est sous-traitée par la filiale de la caisse d’épargne OSL (Ostfriesische ServiceLogistik GmbH) ainsi que le bureau central de la caisse d’épargne de Wittmund où la division est à l’origine de l’« archivage ».
La numérisation des documents contractuels reliés et expédiés se fait très rapidement. « Après la livraison quotidienne du courrier dans les heures avancées du matin, on scanné immédiatement et les copies numériques sont redirigées vers les destinataires affectés par retransmission Internet du courrier. Au plus tard à 10h00, le chargé de projet a les documents dans sa boîte aux lettres », déclare Fokko Schwab. Au besoin, le chargé de projet peut exiger le document original basé sur papier, et en règle générale cet original reste dans l’archive de dépôt sécurisée du bureau de poste. La numérisation par le département d’archivage de la caisse d’épargne de Wittmund est tout aussi rapide pour les documents contractuels qui seront remis personnellement à la caisse d’épargne ou qui y seront élaborés.
Pilotée par un navigateur, l’indexation des documents numériques qui permet une affectation des processus existants et qui est la condition préalable au dépôt ciblé dans les systèmes ECM propres à la caisse d’épargne, se fait par code barre. Les codes barre sont déjà intégrés dans de nombreux formulaires standards de la Sparkasse LeerWittmund. Si non présents, ils seront collés avant le scannage.
Le logiciel de pilotage des scanners Zeutschel lit les codes barre automatiquement, numérise toutes les pages appartenant au contrat, établit un fichier PDF multipage et le place finalement dans un lecteur réseau fixe.
« La haute capacité d’adaptation du logiciel de pilotage zeta office mais aussi le soutien vigoureux des conseillers Zeutschel, ont beaucoup simplifié l'intégration sans faille des scanners planétaires dans notre système DMS existant », résume Fokko Schwab.
Efficacité augmentée, service client amélioré
Tous les 500 documents environ, il évalue l’essor mensuel de scannage sur chacun des deux systèmes zeta office. Comme les contrats sont en principe composés de 10 à 30 pages, il en résulte une quantité mensuelle totale de 10 000 à 30 000 pages en moyenne.
Par l’emploi des scanners Zeutschel, Fokko Schwab voit une augmentation significative de l’efficacité qui profite non seulement à la Sparkasse LeerWittmund mais aussi aux clients de la caisse d’épargne. Les processus de traitement peuvent être accélérés, la recherche de renseignements en cas de consultation améliorée, et la sécurité juridique augmentée pour tous les participants. À l’avenir, d’autres secteurs d’opération peuvent se présenter au scanner zeta office. Ainsi, la Sparkasse LeerWittmund possède une archive historique qui attend de même à être numérisée aussi par partie.
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Encadré info : Sparkasse LeerWittmund
Avec une part de marché de 45 % dans le domaine de la clientèle privée, la Sparkasse LeerWittmund est le plus important prestataire de service financier de la région de la Frise orientale. Outre les deux établissements principaux à Leer et à Wittmund, la Sparkasse exploite près de 40 filiales et dispositifs en libre service. La large offre de services s’étend du premier compte au financement de sa propre maison, en passant par le bon régime de retraite. Avec un bilan total élevé à plus de 2,5 milliards d’euros et un quart de million de comptes, la Sparkasse est non seulement un partenaire important dans le secteur de la clientèle privée mais aussi un interlocuteur privilégié de l’économie régionale. Répartie sur les différents emplacements, la Sparkasse LeerWittmund emploie au total près de 600 collaborateurs.
www.sparkasse-leerwittmund.de
Matériel photographique:
BU : (Photo : Collaboratrice sur son lieu de travail)
L’ergonomie sur le lieu de travail contribue significativement à l’augmentation de l’efficacité au travail.
BU : (Photo : Fokko Schwab)
« Selon la Sparkasse LeerWittmund, les scanners zeta office sont une autre pièce importante du puzzle pour la mise en place conséquente d’une entrée de poste globale. » Fokko Schwab, collaborateur du secteur organisation à la Sparkasse LeerWittmund.